Daha dar anlamda malzeme yönetimi, üretime malzeme sağlama görevine sahiptir. Bu, üretim sürecinde herhangi bir gecikme veya kesinti yaşanmamasını sağlar. Daha geniş anlamda, (entegre) malzeme yönetimi, malzemeyle ilgili tüm fonksiyonları içerir: Bunlar temel olarak doğrudan şirketin tedarikiyle ve malzeme akışlarının kontrolüyle (ham maddelerin alınmasından üretime ve teslimata kadar) ilgili görevleri içerir. Yapılandırılmış ve verimli malzeme yönetimi olmadan şirketler, üzerinde anlaşılan son teslim tarihlerini ve kaliteyi karşılayamama riskiyle karşı karşıya kalır.
Malzeme Yönetimi Nedir?
Malzeme yönetimi temel olarak ham maddeler, sarf malzemeler, tedarikçi parçaları, mallar ve atıklarla ilgilenir. Özellikle üretimin her zaman yeterli malzemeye sahip olması sağlanır. Bu nedenle merkezi görevler iki alanı içerir:
Teknik: İhtiyaç duyulan mal ve hizmetlerin zamanında, yeterli miktarda ve istenilen kalitede sağlanmasıdır.
Ekonomik: Tedarikin ekonomik verimliliği optimize edilmelidir. Örneğin, gelecek yıllar için ön ürünleri satın almanın pek bir anlamı yoktur; sonuçta bu, depolama maliyetlerini artırır ve sermayeyi bağlar.
Malzeme yönetimi verimli bir şekilde yapılandırılırsa, müşterilerin ürünleri her zaman istenilen kalitede ve zamanında teslim alması sağlanır.
Entegre Malzeme Yönetimi
Malzeme yönetiminin daha geniş anlamda artık sadece üretim için saf malzeme sağlanmasıyla ilgili olmadığı daha önce kısaca belirtilmişti. Entegre malzeme yönetimi adı verilen sistemin bir parçası olarak şirketler bu alana daha bütünsel bakıyorlar. Özellikle aşağıdaki sorumluluk alanları merkezi olarak kontrol edilir:
Tedarik lojistiği
Depo
Nakliye
Açıkça söylemek gerekirse, malzemelerin üretime geçmesiyle birlikte satın alma kapsamı da sona erecek. Entegre malzeme yönetiminin bu klasik biçimi birçok şirkette kullanılmaktadır, ancak şirketler iki adım daha ileri gidebilir:
Entegre Malzeme Yönetimi: Bir sonraki adımda şirketler üretim planlamasını ve kontrolünü de malzeme yönetimine entegre eder. Bu bağlamda, üretimin de artık değerlendirmeye dahil edilmesi, daha önce bahsedilen işlevlerle koordinasyon olanaklarını ortaya çıkarmaktadır. Örneğin, kapsamlı entegre malzeme yönetimi olmadan tam zamanında üretim mümkün değildir.
Tamamen Entegre Malzeme Yönetimi: Bu çok geniş formda dağıtım da entegre edilmiştir. Sonuç olarak, özellikle stokların azaltılması, kapasite kullanımı ve üretim sürelerinin kısaltılması arasındaki hedef çatışmasının çözümüne yönelik seçenekler genişlemektedir.
Malzeme Yönetimi İle Ürün Yönetimi Arasındaki Fark
“Ürün yönetimi” ve “malzeme yönetimi” terimleri sıklıkla eşanlamlı olarak kullanılır. Ancak malzeme yönetimi, üretime malzeme tedarikini içerirken, ticari ürün yönetimi, bir ticaret şirketinde ürün akışını kontrol etmek için kullanılan faaliyetleri ifade eder. Bu bakımdan malzeme yönetimi ve ürün yönetimi oldukça benzerdir ancak farklı şirket türlerinde, yani imalat şirketlerinde malzeme yönetimi ve perakende sektöründe ürün yönetimi olarak kullanılmaktadır.
Malzeme Yönetimi Neden Bu Kadar Önemli?
Verimli ve yapılandırılmış malzeme yönetimi, şirketlere birçok açıdan rekabet avantajı sağlar. Şirketler, satın alma işlemlerini tam zamanında ilkesine dayalı olarak yürütürlerse, sermaye taahhütlerini önemli ölçüde azaltabilirler. Ham maddeler, sarf malzemeler ve işletme malzemeleri bu durumda şirkette çok kısa bir süre için depolanır ve doğrudan üretim için kullanılır. Aynı zamanda ön ürünler için daha az depolama alanı gerektiğinden depolama maliyetleri de azalır. İdeal olarak bunlar hiç depolanmaz, doğrudan ilgili makinelere teslim edilir ve hemen kullanılır.
Ayrıca müşteri memnuniyeti de gözle görülür şekilde artırılabilir. Yalnızca iyi işleyen bir planlama sonuçta gerekli malzemenin doğru zamanda, doğru yerde, gerekli miktar ve kalitede mevcut olmasını sağlar. Bu da teslimat tarihlerine yüksek düzeyde bağlılığın ve mümkün olan en kısa üretim sürelerinin temelini oluşturur. Satın alma, satış ve üretim birlikte mükemmel bir şekilde çalışıyorsa planlama departmanı ilk adımda talebi belirler. Üretim ve sipariş önerileri daha sonra otomatik olarak oluşturulur. Sevk departmanı daha sonra bu önerilere ne ölçüde uyulduğunu kontrol eder ve acil durumlarda sapmalara erken müdahalede bulunabilir.
Depo yönetimi açısından malzeme yönetimi de önemlidir. Şirketler stoklarında ne kadar ham madde, bitmiş ürün, yedek parça vb. bulunduğunu her zaman bilir. Mevcut derecelendirme gibi ek önemli rakamlar otomatik olarak hesaplanabilir. Bu verilere dayanarak aşağıdaki süreç ve görevler çok daha kolay ve hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilir:
Toplama
Nakliye planlaması
Envanter yönetimi
Konteyner yönetimi
Şirketler malzeme yönetimi için modern yazılım çözümleri kullanıyorsa, bu görevler birden fazla depo ve lokasyonda da gerçekleştirilebilir.
Malzeme Yönetimi, Yazılım Çözümleriyle Desteklenebilir mi?
Malzeme yönetimi yazılımla desteklenmelidir. Uygun yazılımla süreçler birleştirilebilir, standartlaştırılabilir ve daha verimli hale getirilebilir. Şirketler ERP sistemlerine güveniyorsa malzeme yönetimi genel ve departmanlar arası BT altyapısına bile entegre edilebilir. Bunun avantajı, örneğin satışların üretimden gelen bilgilere doğrudan erişebilmesidir. Bu, teslimat tarihlerinin ilk satış görüşmesi sırasında kabaca tahmin edilebileceği anlamına gelir. ERP yazılımının malzeme yönetimi alanındaki diğer avantajları:
Envanter Prosedürleri: ERP çözümleri açık ve şeffaf veri yapıları ve envanter prosedürleri sağlayabilir. ERP sağlayıcılarının standartlaştırılmış modülleri genellikle şirketin gereksinimlerine göre ayrı ayrı uyarlanabilir.
Envanter Güncelleme: Değişiklikler yazılım tarafından otomatik olarak kaydedilir. İrsaliyeler gönderildiğinde veya üretim miktarları onaylandığında sistem ilgili bilgileri kaydeder. Bu, satın alma, satış ve üretim gibi ilgili herkesin herhangi bir ek iletişim çabasına gerek kalmadan envantere erişebileceği anlamına gelir.
Bilgi: Tabii ki yazılım aynı zamanda şirket çalışanlarını ilgilendiren önemli bilgiler de sağlıyor. Şu anda depoda hangi stoklar var? Bunlar nasıl değerlendiriliyor? Artık ihtiyaç duyulmayan malzeme var mı? Özelleştirilmiş prefabrikasyonun etkisi nedir?
Firmalar malzeme yönetimini ERP ile desteklemekle kalmıyor, aynı zamanda çok daha verimli hale getiriyor. Yazılım sayesinde bilgiler şirket genelindeki tüm departmanlara ulaşıyor ve birçok iletişim çabasını ortadan kaldırıyor.
Sonuç: ERP'nin Temel İşlevi Olarak Malzeme Yönetimi
Modern şirketlerde malzeme yönetimi, üretim için malzeme sağlamaktan daha fazlasıdır. Tedarik, depolama ve nakliye de entegre malzeme yönetimi adı verilen sistemin bir parçası olarak ele alınır. Dağıtımın yanı sıra üretim kontrolü ve planlaması da eklenirse çok verimli koordinasyon seçenekleri ortaya çıkar. Bundan en iyi şekilde yararlanmak için birçok şirket ERP sistemlerine güveniyor. Yazılım, malzeme yönetimi için tek tip, şirket çapında bir veri tabanı oluşturur. Bu sayede envanter gibi süreçler otomatize edilebilir ve aynı zamanda departmanlar arasındaki iletişim çabası da azaltılabilir.
