ERP implementasyon sürecini basitleştirebilecek ve bazı başarı güvenceleri sunabilecek bir ERP tedarikçisi arıyorsunuz. Operasyonlarınızın kesintiye uğramasını veya çalışanlarınızın gereğinden fazla vaatte bulunan ve yetersiz performans gösteren başarısız bir ERP uygulaması tarafından hüsrana uğramasını istemezsiniz. abas’ta boş sözler vermek için burada değiliz, yardım etmek için buradayız.
abas'ta, dünya çapında düzinelerce sektörde ve ülkede binlerce şirketle çalışarak onlarca yıllık deneyime dayanan derin bir ERP uygulama süreci geliştirdik. Potansiyel riskleri ve bunları nasıl çözeceğimizi biliyoruz. Hepsinden önemlisi, müşterilerimizi bir ERP projesi aracılığıyla aradıkları operasyonel mükemmelliğe ulaşmaları için güçlendirmeye yönelik güçlü bir bağlılığımız var. Uygulama stratejimiz teknoloji, insanlar ve süreçler etrafında inşa edilmiştir. İnsanların bir işletmenin kalbini oluşturduğuna ve özünde iyi bir ERP kurulumunun çalışanların tutarlı ve en iyi şekilde çalışmasını sağlayacağına inanıyoruz.
Yalnızca teknolojiye odaklanmıyoruz. Herhangi bir ERP tedarikçisinin yalnızca teknolojiden bahsetmesi büyük bir hata olabilir. abas’ta, onlarca yıllık deneyime dayanarak biliyoruz ki, etkili bir değişim yönetimi süreci, teknoloji, insanlar ve süreçlerden oluşan bir “değişim üçgeni” içerir. Üçü de herhangi bir uygulamanın odak noktası değilse, üç ayaklı tabure çökebilir.
Uzun süre değişiklik yönetimi ve uygulama süreçlerimiz hakkında konuşabiliriz, ancak biraz bağlamla başlayalım. İşletmenizi başarılı bir ERP sistemi uygulamasına hazırlamanıza yardımcı olacak beş adımı burada bulabilirsiniz. Bu adımların arkasındaki teoriyi tartıştıktan sonra, en iyi uygulamaları sistematik hale getirmenize ve projenizi olumlu bir sonuca götürmenize nasıl yardımcı olabileceğimizi ele alacağız.
1. Bazı ERP Uygulama Projelerinin Neden Başarısız Olduğunu Anlayın
Onlardan kaçınmak istiyorsanız, ERP uygulamalarındaki yaygın tuzakları anlamanız gerekir. Çoğu durumda, ne olduklarını anlarsanız, onlardan kaçınmak için stratejiler geliştirirseniz ve girişim sırasında tekrar tekrar ortaya çıkmamalarını sağlamak için tetikte olursanız sorunlar hafifletilebilir. Onlarca yıllık deneyim sayesinde, bilinen riskleri anlıyoruz ve ayrıca beklenmedik bir şekilde ortaya çıkabilecek bilinmeyen riskleri yönetme deneyimine sahibiz.
Kaçınılması gereken daha yaygın tuzaklardan bazıları şunlardır:
İşletmenizden Sınırlı Katılım
Yeni bir ERP sistemini canlıya almak çok çaba gerektirir. Süreçlerinizi tanımlamanız ve iş akışları oluşturmanız gerekecek. Verileri taşımak isteyeceksiniz. Ayrıca işin nereye gittiğini ve oraya nasıl geldiğini de anlamanız gerekecek. Proje ekibinizin bu sorunları yeterince ele almak için gereken zaman ve kaynaklarla donatılması gerekir. Proje ekibiniz muhtemelen şirketinizde ERP uygulaması için planlamaya en çok zaman harcayan kişiler olacaktır. Bu ekibin kaynakları yetersizse, o zaman kendinizi daha başlangıçta sorunlara hazırlıyorsunuz demektir.
Aynı şekilde, şirket liderlerinizin veya sahiplerinizin de projeyi tam olarak desteklemesi ve kapsamının farkında olması gerekir. Başlangıçta ne bekleyecekleri konusunda net bir fikirleri yoksa, proje geliştikçe sorunlarla karşılaşma olasılıkları daha yüksektir. Deneyimlerimize göre, hiçbir şey insanlar arasında sorunlar/endişeler için "beklenmedik" ve planlanmamış olmaktan daha fazla hayal kırıklığı yaratmaz. Potansiyel riskleri anlamanız ve bunları yönetmenin ve azaltmanın bir yolunu planınıza dahil etmeniz çok daha iyidir. Kimse sürprizlerden hoşlanmaz.
Zayıf Beklenti Yönetimi
Bu, proje kapsamında tedarikçi ve müşteri arasında paylaşılan bir beklentidir. Tedarikçinin dürüst olması ve işletmeniz için teklif verirken fazla söz vermemesi gerekir. Kuruluşunuzun net bir bütçe, iyi tanımlanmış proje özellikleri ve makul bir zaman çizelgesi belirlemesi ve bu hedeflere bağlı kalması gerekir.
Paydaşları dahil etmeye çalışırken ve olabildiğince olumlu olmak istediğinizde gerçekçi beklentiler belirlemek zor görünebilir, ancak en başından itibaren açık sözlü olmak size ERP uygulama projesinin ömrü boyunca daha fazla esneklik ve öngörülebilirlik sağladığı için paha biçilmezdir. Nihayetinde, proje bütçesi, zaman çizelgesi, teslim beklentileri ve yazılım performansı gibi konularda pragmatik olmak için çalışmalısınız. Aceleye getirilmiş, yeterince finanse edilmemiş bir proje, bir tedarikçinin yanlış sözler verdiği bir proje kadar çabuk ters gidecektir.
Herhangi bir önemli ilişki gibi, harekete geçmeden önce bir güven platformu oluşturmak ve açık, dürüst bir iletişim kurmak istersiniz. Marangozların söylediği gibi, "iki kez ölç ve bir kez kes." Planlamanıza özen göstermek ve bunu kuruluşunuzla ve ERP tedarikçinizle iş birliği içinde yapmak, gelecekte herkesi birçok zorluktan kurtarabilir.
Odaklanmamış Proje Kapsamı
Yalnızca büyük resim beklentileri konusunda değil, aynı zamanda proje için neyin gerekli olduğu konusunda da gerçekçi olmanız gerektiğinden, pragmatizm teması tekrar geri geliyor. Örneğin, muhtemelen hepimiz bir noktada, tanımlanmış bir fikir üzerinde karar kılıp ilerlemek yerine, sürekli olarak yeni kavramlar üzerinde beyin fırtınası yapan, vizyonu değiştiren ve nihai hedefi ayarlayan bir ekipte bulunduk. Bunu bir ERP projesi sırasında yapmak artan maliyetlere ve zaman çizelgelerine yol açar.
En başından net, iyi tanımlanmış bir proje kapsamı geliştirmek, projeyi planlamak ve doğru yazılımı seçmek için çok önemlidir. Kapsamda esneklik ve ayarlamalar için kasıtlı bir alan oluşturmak isteyebilirsiniz, ancak bu fırsatları da belirlemeli ve ERP stratejiniz için gerekli olan temel vizyonu koruduğunuzdan emin olmalısınız.
Canlıya Geçiş Analizini İhmal Etme
Yeni bir ERP uygulamasında ilerlemek karmaşık bir süreçtir ve arka uçta çalışan her şeye o kadar odaklanmak kolaydır ki, canlıya geçme zamanı geldiğinde nasıl görüneceğini düşünmeyi ihmal edersiniz. İlk gün hangi temel özelliklere ihtiyacınız var? Hangi hatalar baştan tolere edilemez? Kullanıcıları dahil etmek için hangi cihazları ve arayüzleri desteklemelisiniz? İstikrarlı bir sunum sağlamak için hangi teknoloji ve eğitim yatırımlarına ihtiyaç duyulacak? Hemen karşılamanız gereken kritik başarı faktörleri nelerdir?
Canlı kullanıma geçiş sürecinin kritik analizini yapmak ve neye ihtiyacınız olacağına karar vermek kesinlikle önemlidir. Bu adımdan kaçınmak, yeni bir ERP sisteminin ilk izlenimi için felaket olabilir. Söylenildiği gibi, "Harika bir ilk izlenim bırakmak için ikinci bir şansınız yok."
Bunlar kaçınılması gereken pek çok sorundur, ancak hepsi merkezi bir tema altında toplanır: ERP projesini nasıl planladığınız konusunda pratik olun ve inovasyon heyecanının sizi alıp götürmesine izin vermeyin. Yeni bir teknoloji paketi dönüştürücü olabilir, ancak olası sonuçlarla o kadar dikkatiniz dağılırsa süreci ihmal edersiniz, o zaman bu hedeflerin nihai olarak boş bir hayal olduğunu görebilirsiniz. Daha önce de söylediğimiz gibi, harika teknoloji, üretkenliğin kritik bir itici gücüdür, ancak bunu doğru yapmak, aynı zamanda bu harika teknolojiyle birlikte çalışan insanlar ve süreçler gerektirir. Projeler alev aldığında bunun nedeni “değişim piramidinin” bir bölümünün ihmal edilmiş olmasıdır. Çoğu zaman, ihmal edilen kısım, onu benimsemeyi reddederek en şaşırtıcı teknolojiyi bile baltalama yeteneğine her zaman sahip olan insanlardır.
2. ERP Uygulama Süreçlerini Sıraya Alın
Pek çok kişi size bir ERP uygulamasının veri taşımayla ilgili olduğunu söylemeye çalışacaktır. Verilerinizi yeni ERP platformuna taşır ve doğru yerde olduğundan emin olursanız, geri kalan her şey bir formalitedir. Bu insanlar size yalan söylemiyor, veriler önemlidir. Ancak, verileriniz süreçlerinize uygun olarak teslim edilmezse, verilerin kullanıcılar için eyleme dönüştürülebilir olmasını nasıl sağlayabilirsiniz?
Dönüştürücü bir ERP programı, kullanıcıların ihtiyaç duydukları bilgileri elde etmek için, verilerle sezgisel olarak etkileşim kurmalarına olanak tanır.
Bunu göz önünde bulundurarak, uygulama projeniz şunları içermelidir:
Süreç Haritalama ve Analiz
Bu süreçlere nelerin dahil olduğunu bilmiyorsanız, yazılımı süreçlerle uyumlu hale getiremezsiniz. Yeni bir ERP sistemi kullanmadan önce, farklı iş süreçlerinizi planlamanız, ilgili iş akışlarını detaylandırmanız, bunların farklı operasyonel birimlerde nerede kesiştiklerini belirlemeniz ve verimsizlikleri saptamanız gerekir. Bu, yalnızca yeni ERP çözümünüzün çözebileceği sorunlu noktaları belirlemenize yardımcı olmayacak, aynı zamanda operasyonlarınızın sorunsuz çalışmasını sağlamak için ihtiyaç duyacağınız özellikler açısından anlaşmayı bozan özellikleri belirlemenize de yardımcı olacaktır.
BPR veya İş Süreci Değişim Mühendisliği söz konusu olduğunda, ERP uygulama dönemi, süreçlerinizi yeniden işlemek için en iyi zamanlardan biridir. Tüm görevlerin en iyi müşteri deneyimini yaratmak için verimliliği ve performansı optimize edecek şekilde tasarlandığını düşünmek güzel olsa da, gerçek şu ki birçok süreç bir işletmedeki mevcut teknoloji yığını tarafından tanımlanır. ERP sisteminizdeki sınırlamalar sizi belirli şekillerde çalışmaya zorlayabilir ve süreçlerinizi yeni ERP kurulumu ışığında yeniden tasarlamak, ilk kullanıcı deneyimini sorunsuz hale getirmek ve verimlilik kazanımlarını artırmak için gereklidir. Ayrıca, modern bir ERP platformunun yarattığı yeni otomasyon fırsatlarından yararlanmak için süreçlerinizi yeniden çalışabilirsiniz.
Kesişme Noktalarını Tanımlama
Bir ERP sisteminin çalışması için kapsamlı özelleştirmeye aşırı güvenmek istemezsiniz. Geliştirme ekibinize aşırı yük bindirebilir, sizi çok özel bir sistem yapılandırmasına bağımlı hale getirebilir veya aşırı karmaşıklık yaratabilir. Süreçlerinizin bir ERP sisteminin nasıl yapılandırıldığına göre nerede hizalandığını veya bir ERP platformunun özel kod olmadan süreçlerinize ne kadar esnek bir şekilde uyum sağlayabileceğini belirlemek, proje beklentilerini tanımlamada ve doğru sistemi seçmede önemli bir rol oynar. Ayrıca, özel iş süreci yönetimi araçları veya bir ERP platformunda yerleşik olanlar, süreçlerinizi ERP kurulumuyla uyumlu hale getirmede uzun bir yol kat edebilir.
3. Bir ERP Uygulaması Değişim Yönetimi Stratejisi Oluşturun
Bir ERP uygulama süreci genellikle kapsamlı bir değişiklikle birlikte gelir. Düşünecek çok şey var ve yol boyunca ortaya çıkan finansal, usule ilişkin, teknik ve insani sorunları göz önünde bulundurmalısınız. ERP uygulaması sırasında düşünmeniz gereken süreç değişikliği konularını az önce tartıştık, ancak diğer üçüne bir göz atalım:
ERP Dağıtımı ve Finansal Değişim
Elbette, bir ERP projesinin maliyet ve bütçe üzerindeki etkilerinin farkında olmanız gerekir. Bu, yalnızca sistemin kendisinden kaynaklanan giderlerin değil, aynı zamanda girişime ayrılacak insan kaynaklarının da farkında olmayı içerir. Aklınızda bulundurmanız gereken diğer konular şunlardır:
Mevcut muhasebe yazılımınız ERP ile entegre mi yoksa verileri taşımanız veya yeni bir şey dağıtmanız mı gerekecek?
Yeni ERP'niz, özellikle işlemleri belgeleme ve iç denetimleri gerçekleştirme şekliniz açısından, mali mevzuat uyumluluğunu ele alma şeklinizi değiştirecek mi?
Çeşitli yasalara sahip birden çok bölgede satışları ele almakla ilişkili para birimi dönüştürmelerini, vergi hesaplamalarını veya benzer süreçleri otomatikleştirmeniz gerekecek mi?
Muhtemelen işletmenizde bu sorunların birçoğunu zaten düşünüyorsunuz, ancak ERP projenizin neden olduğu veya bu nedenle gerekli olan potansiyel değişikliği hesaba katmak, sorunsuz bir devreye alma sağlamak için hayati öneme sahiptir.
ERP uygulaması ve teknik kaygılar: Bulut tabanlı bir ERP mi yoksa şirket içi (on-premise) bir çözüm mü kuruyorsunuz? Buluttan çalışıyorsanız, WAN'ınızdaki tüm zayıf noktaları güncellemeye ve ağ ekosistemi boyunca güvenli veri aktarımı sağlamaya odaklanmak isteyeceksiniz.
Şirket içi bir sistemle gidecekseniz, yeni sunucular, depolama ve yerel ağ sistemleri yerleştirmeniz gerekecektir.
Her iki durumda da, ERP yazılımını optimize etmek veya özelleştirmek için bazı geliştirmeler konusunda endişelenmeniz gerekebilir, ancak gereksinimler, kullandığınız çözüme ve tedarikçinin kullanıma sunma sırasında sizi ne kadar desteklemeye istekli olduğuna bağlı olarak önemli ölçüde değişebilir.
Geliştirme çalışmalarının ötesinde, kullanıcılarınızın ERP çözümünden nasıl yararlanacağını ve Wi-Fi yükseltmelerini nasıl yapacaklarını da analiz etmeli ve buna göre mobil cihaz desteğine odaklanmalısınız.
ERP Projeleri ve İnsan Faktörü
Daha önce tartıştığımız şeylere dayanarak, süreçlerinizi değiştirecek, işinizi desteklemek için tamamen yeni bir yazılım platformunu kullanıma sunacak, yeni teknolojiyi devreye alacak ve çalışanlarınızın tüm bunlara adım adım uyum sağlamasını bekleyeceksiniz. Değişim için plan yapmazsanız bu olmayacak.
Son kullanıcı dokümantasyonu, ERP sunumu için beklentilerin belirlenmesinde kritik öneme sahiptir. Yeni özellikleri vurgulamak, kendi kendine eğitim sağlamak ve kullanıcıları ERP sisteminin arabirimi ve yeteneklerine alıştırmak için belgeleri kullanabilirsiniz. Herhangi bir kullanıcı sorununu hızlı bir şekilde çözebilmeniz ve ekiplerinizin sistemle ilgili hayal kırıklığına uğramasını önleyebilmeniz için, canlıya geçiş tarihinde yeterli teknik desteğe sahip olduğunuzdan emin olmanız da önemlidir.
İnsanları değişime hazırlamak, ERP uygulama sürecindeki en soyut kavram olabilir, ancak hazır olma durumunu kolayca ölçemeyeceğiniz için bunu ihmal etmeyin. Kullanıcı eğitimini ve hazırlık durumunu ihmal etmek, bir projeyi daha ayağa kalkmadan raydan çıkarabilir. Eğer çalışanlarınız çözümü benimsemeye hazır değilse veya istekli değilse, o zaman bu bir çözüm değildir. Teknoloji, insanlar ve süreçlerden oluşan “değişim üçgeni”nin herhangi bir parçasını ihmal etmek, göze alamayacağınız maliyetli bir hatadır. İstediğiniz ve ihtiyaç duyduğunuz pozitif değişimi sağlamak için sizinle nasıl ortaklık kuracağını derinden anlayan bir ERP tedarikçisi bulun.
4. Uygulama Sonrası Plan Oluşturun
Canlıya geçiş stratejisine benzer şekilde, doğru ERP sistemini bulmaya ve uygulamaya koymaya bu kadar odaklandığınızda uygulama sonrası süreci yeterince dikkate almak zor olabilir. Ancak, bu önemli adımı ihmal etmek, ekiplerinizin günlük bir çözüm olarak yazılıma alışma mücadelesine neden olabilir. Eğitim, daha önce de belirttiğimiz gibi, teknoloji ile bu konforu sağlamanın önemli bir parçasıdır. Ancak, orada durmamalısınız.
Çoğu durumda, bir ERP sistemi, düzgün çalıştığından emin olmak için belirli bir departmanı desteklemek gibi kuruluşun bir bölümünde küçük ölçekte dağıtılacaktır. Uygulama sonrası süreç, tüm iş genelinde kullanımı kademeli olarak genişletmeyi ve veri tabanı ortamını optimize etmeyi içermelidir.
ERP dağıtımının bu son kısmı biraz formalite gibi gelebilir, ancak yeni çözümünüzün değerini en üst düzeye çıkarmada etkili olabilir. Kullanıcıları tamamen dahil etmek ve sürekli iyileştirme kültürü oluşturmak, yatırımınızdan mümkün olduğunca fazla değer almanızı sağlayabilir.
5. Tedarikçinizin Sürecini Anlayın
Çoğu ERP tedarikçisi, belirli bir ERP uygulama süreci oluşturacak ve sizin özel koşullarınızda çalışacak şekilde ince ayar yapacaktır. Tedarikçinizin felsefesine ilişkin güçlü bir anlayış geliştirmek ve bunun hedeflerinizle uyumlu olmasını sağlamak, sizi başarıya giden güçlü bir yola sokabilir.
Daha önce de belirtildiği gibi, abas ERP uygulama stratejisi büyük ölçüde süreçlere odaklanır. Müşterilerin başarılı bir uygulama elde etmelerine yardımcı olmak için işe dört kurulu ekip oluşturarak başlıyoruz. İlki, proje için bir yapı oluşturan, kritik başarı faktörlerini belirleyen, gereksinimleri öncelik sırasına koyan ve bunun dışında uygulama için büyük resim stratejisini denetleyen bir yönlendirme komitesidir.
Proje yöneticileri, kendi gruplarını yönetmek, zaman çizelgesini kontrol etmek, faaliyetleri belgelemek ve paydaşlar arasında iletişim kurmak için iş birliği yapabilmeleri amacıyla bir müşteri Proje Yöneticisi ile bir abas Proje Yöneticisini bir araya getirdiğimiz ikinci ekibi oluşturur.
Danışmanlık üçüncü kilit ekiptir. Bu grup, projenin arkasındaki üst düzey ihtiyaçlar, iş uygulamaları ve süreçler hakkında derin bir anlayış geliştirmekten sorumludur. Oradan kendi alanlarında günlük eğitimleri yönetirler, ilerleme hakkında rapor verirler ve paydaşlar arasında iletişim kurarlar.
Anahtar kullanıcı ekibi, uygulamaya yönelik birlikte çalışan bu grup koleksiyonunu tamamlar. Bu, birincil proje ekibinizdir ve kuruluşun birden çok katmanını kapsayan çok disiplinli bir grubu içermelidir.
Ekipler oluşturulduktan sonra abas, beş aşamalı bir proje modelinde çalışır. Keşif, süreç haritalama, proje pilot çalışması, yeni sisteme geçiş ve destek sistemlerini yerleştirmeyi içerir.
Bu süreçte pek çok nüans vardır, ancak her adımda kapsayıcı tema ortaktır: Çalışanlarınızı ellerinden gelenin en iyisini yapmaları için güçlendirmek istiyoruz, bu nedenle işinizin yürümesini sağlayan ve abas ERP'nin kapsayıcı vizyonunuza uymasını sağlayan temel süreçlere odaklanıyoruz.
ERP Uygulama Başarısının Sağlanması
Gördüğünüz gibi, bir ERP uygulama projesi birçok hareketli parça içerir. Size asılsız vaatler ve garantiler vermek için burada değiliz, ancak uygulama sürecimizin sektördeki en iyi uygulamalar ve güçlü müşteri ilişkileri yaratmayı vurgulayan kurumsal bir felsefenin birleşimi etrafında inşa edildiğine söz verebiliriz.
Tüm uygulama sürecinde size yardımcı olmak için yanınızdayız, böylece asla yalnız kalmazsınız ve sonuçlar netleşir. ERP gereksinimleri değiştikçe müşterilerimizin yaklaşık yüzde 92'si bize geri dönüyor ve 350'den fazla şirket 15 yılı aşkın bir süredir abas ile çalışıyor. Başarılı bir ERP uygulama süreci, insanları güçlendirmekle ilgilidir ve kimse bunu abas gibi yapamaz.
Aşağıdaki vaka çalışmasını düşünün:
Langston Companies Inc., portföyünde daha fazla değer ortaya çıkarmak için yakın zamanda bir ERP uygulama yolculuğuna çıktı. Şirket 1946 yılında 5.000 metrekarelik bir tesiste kuruldu ve orijinal fabrikayı korurken şirketin ayak izi Kuzey Amerika'da genişledi. Sayısız markette un, köpek maması, odun kömürü ve daha fazlasını içeren bir ürün yelpazesini yönetiyorlar. Bu büyüme, süreçleri geleneksel, manuel süreçlerle yönetmede zorluklar yarattı ve şirketi şu faydaları sunan bir sistem seçerek ERP sistemini yeniden değerlendirmeye zorladı:
Finans, operasyon ve üretim verilerine ilişkin gerçek zamanlı görünürlük. Planlama aşamasının başlarında daha fazla bilgi, yöneticilerin daha iyi kararlar almasına yardımcı olur. Sistemler veri üretirken bile şirket, verileri anlamak ve programları uyarlamak için mevcut sistemleri kullanamadı.
Veriye dayalı stratejik planlama. Veriler aracılığıyla katma değer, veriler genişledikçe artar. Başka bir deyişle, değer katmak, verileri şirket çapında değişiklikler yapmak için kullanmak ve stratejiyi yönlendirmek anlamına gelir. Bir kıta şirketinde, malzeme tedariğini, ihtiyaç planlamasını ve dağıtımını etkileyen kararların maliyetler üzerinde doğrudan bir etkisi vardır, bu nedenle daha iyi strateji, geliştirilmiş müşteri hizmeti anlamına gelir.
Artırılmış izlenebilirlik. Gıdaların ve gıda ile temas eden maddelerin ambalajlanması, marketler ve tedarikçileri üzerinde büyük bir etkiye sahiptir. Langston'ın, resmi düzenlemelere uygunluğu sağlamak için çanta yapım malzemeleri için parti kontrolünü ilerletecek bir yola ihtiyacı var.
Kontrollerde geliştirilmiş doğruluk. Politika ve süreçlerde şirket çapında değişiklikler yapmak, Langston'ın yerel ve ulusal envanteri daha iyi yönetmesine, sezona hazırlık yapmasına ve riski azaltmasına olanak tanır.
Geliştirilmiş tedarikçi ilişkileri. Daha iyi tedarikçi ilişkileri, gelişmiş satın alma gücü ve maliyet düşüşleri anlamına gelir.
Hemen abas Türkiye ekibiyle iletişime geçin ve daha fazla bilgi edinin.
