Birçok orta ölçekli şirket için ERP seçiminde maliyetler hâlâ ana odak noktasıdır. Elbette maliyetler önemli bir karar kriteridir. Ancak parasal hususların izole bir şekilde ele alınması, ERP değerlendirmesinde işlevsellik, kullanılabilirlik ve gelecekteki güvenlik gibi diğer faktörlerin görülmesini engeller.
Koşulların hızla değiştiği, giderek dijitalleşen iş dünyası göz önüne alındığında, ERP yazılımının yeni süreçlere ne kadar esnek ve hızlı adapte edilebileceği sorusunun da sorulması gerekiyor. Bu makale seçim sürecinizi optimize etmenize yardımcı olacaktır.
Sadece Fiyata Dikkat Etmeyin
Yazılım sağlayıcılarla çeşitli görüşmeleri bitirdikten sonra, ERP seçim sürecinde istediğiniz tüm tekliflere sahip olduğunuz noktaya ulaşacaksınız. Bu noktada bazı karar vericiler en ucuz sağlayıcıyı seçme eğiliminde oluyor. Sonuçta, tüm sağlayıcıların spesifikasyonların gerekliliklerini tam olarak karşıladığı varsayılabilir. Ancak uygulamada bu yaklaşım sıklıkla yanlış kararlara yol açıyor ve bunun bedelinin ağır bir şekilde ödenmesi gerekiyor.
Mümkünse Tam Bir Maliyet Analizi Yapın
ERP sistemlerinin maliyetleri birkaç bloktan oluşur. Her şeyden önce elbette satın alma, uygulama ve bakım maliyetleri var. Ancak daha da önemlisi, özellikle ayarlama çabalarından ve bunun sonucunda dış danışmanlara olan bağımlılıktan etkilenen gelecekteki işletme maliyetleridir.
ERP seçerken, esnek tasarımı sayesinde büyük ölçüde kendinize göre uyarlayabileceğiniz bir sistemi baştan seçerseniz bu maliyet bloğu çok daha düşük olacaktır. Bu nedenle, ERP değerlendirmesi için yararlı bir kriter, Toplam Değişim Maliyetidir. Bu önemli rakam, sistem ayarlamaları da dahil olmak üzere tüm maliyetlerin belirli bir süre boyunca ne kadar yüksek olduğunu değerlendirir.
Diğer Önemli ERP Seçim Kriterleri
Saf maliyet değerlendirmesinin yardımıyla, en baştan mutlak aykırı değerleri sıralayarak teklif seçimini en iyi şekilde sınırlayabilirsiniz. Bu arada, bu yalnızca tamamen aşırı fiyatlı teklifler için geçerli değildir. Aşağı yönlü aykırı değerler de eleştirel bir şekilde değerlendirilmelidir.
Bunların daha sonra sizi bireysel ayarlamalar veya hizmet sözleşmeleri için abartılı taleplerle karşı karşıya bırakan şüpheli sağlayıcılar olması alışılmadık bir durum değildir.
Ancak şimdi ERP yazılımını seçerken fiyattan çok daha önemli olan faktörlere bakalım.
Aşağıdaki altı ERP seçim kriteri uygulamada kendini kanıtlamıştır:
İhtiyaçlarınızı karşılayan fonksiyon yelpazesinin kapsamı
Gelecekte değişiklik yapılması gerekiyorsa uyarlanabilirlik
Kullanılabilirlik ve kullanıcı dostu olma
ERP sağlayıcısının potansiyeli
Referanslar
İletişim
Aşağıda bu faktörlere daha yakından bakmak istiyoruz.
ERP Seçim Kriteri 1: Fonksiyonların Kapsamı
Elbette bir ERP çözümü spesifikasyonlarınızın gereksinimlerini karşılayabilmelidir. Detaylarda belirgin farklılıklar olabilir. Güçlü standart yazılımlar çoğu zaman tüm ihtiyaçları karşılayabilir ancak orta ölçekli şirketler çoğu zaman gerekli konfigürasyonlar arasında bunalıma girer. Başka bir deyişle: İşlev yelpazesi çok genişse, özelleştirme ve sonradan yapılan değişikliklerin maliyetleri hızla kontrolden çıkabilir.
Daha küçük sağlayıcılar genellikle biraz daha sınırlı sayıda işlev sunar, ancak çoğunlukla kapsamlı endüstri bilgisine sahiptirler. Burada, standart konfigürasyonda çok sayıda prosesi kapsayan, en iyi uygulamalar dikkate alınarak spesifik sektör çözümleri oluşturulmuştur. Daha küçük, uzmanlaşmış ERP sağlayıcıları genellikle müşterilerinin dilini çok daha iyi konuşurlar çünkü kendileri de orta ölçekli şirketlerdir ve daha önce sektörde çalışmış çalışanlara sahiptirler.
ERP Seçim Kriteri 2: Esneklik ve Uyarlanabilirlik
Hiçbir standart ERP sistemi şirketinizin bireysel koşullarına tam olarak uymaz. Ancak, yalnızca ilk kişiselleştirme çabasını dikkate almayın. Dijitalleşme bağlamında şirketinizin pazardaki değişikliklere mümkün olduğunca çabuk tepki verebilmesi gerekiyor. Örneğin, yeni iş modellerini rekabetten önce pazar olgunluğuna getirmek önemlidir. Bu gerilim alanında bir şirketin gerekli BT değişiklikleri için artık uzun süre beklemeyi göze alması mümkün değildir. Bu nedenle bir ERP seçerken son derece önemli bir kriter esnekliktir. Somut olarak bu, özel BT bilgisi olmayan uzman kullanıcıların bile işlevlerde ve iş süreçlerinde kendi başlarına ayarlamalar yapabilmesi gerektiği anlamına gelir. Bu, örneğin sezgisel kişiselleştirme arayüzleri ile sağlanır.
ERP Seçim Kriteri 3: Kullanılabilirlik / Kullanıcı Dostu Olma
ERP seçimini sadece yazılım satın almak olarak düşünmeyin. Kapsamlı hedef her zaman iş süreçlerini optimize etmektir. Bunun başarılı olabilmesi için seçilen ERP çözümünün son kullanıcı tarafından kabul edilmesi gerekmektedir. Anlaşılabilir arayüzler, anlaşılır semboller, kişiselleştirme seçenekleri ve anlaşılır iş akışları buna önemli bir katkı sağlıyor. Grafiksel olarak yüksek kaliteli ve özelleştirilebilir raporlar da ihmal edilmemelidir.
ERP Seçim Kriteri 4: ERP Sağlayıcısının Potansiyeli
Sağlayıcının gelecekteki yaşayabilirliği de ERP değerlendirmesinde merkezi öneme sahiptir. ERP çözümleri genellikle on yıl veya daha uzun süre kullanılmaktadır. Yazılım üreticisinin bu süre içerisinde piyasadan kaybolması orta ölçekli firmalar için ciddi bir sorun teşkil etmektedir.
Destek artık mevcut değilse, o zaman tek çıkış yolu, başka bir sisteme plansız bir geçiştir. Bu nedenle sağlayıcının sağlamlığına yakından bakın. Potansiyel partnerinizin gelecekteki yaşayabilirliğini değerlendirmek için aşağıdaki faktörleri kullanabilirsiniz:
Kuruluş yılı
Çalışan sayısı
Felsefe, strateji ve vizyonun sürdürülebilirliği
Sürdürülebilir endüstrilerle uyum
Ek hizmet teklifi
Mevcut müşteriler
ERP Seçim Kriteri 5: Referanslar
ERP seçerken sağlayıcının referanslarını dikkatle inceleyerek en üst düzeyde güvenliğe ulaşabilirsiniz. Bu nedenle referans müşterileriyle iletişime geçin. Sorumlular ve son kullanıcılarla sistemle ilgili deneyimleri hakkında ayrıntılı olarak görüşün. Bu şekilde fırsatları ve riskleri hızlı bir şekilde daha iyi değerlendirebileceksiniz.
ERP Seçim Kriteri 6: İletişim
Son olarak ERP yazılımının seçiminde de rol oynayan insan bileşenine bakmak istiyoruz. Zaten ilk görüşmelerde veya canlı demolar sırasında, potansiyel partnerinizin sizinle eşit düzeyde hareket edip etmediğine ve ihtiyaçlarınızı anlayıp anlamadığına dair ilk izlenimi edineceksiniz. Ayrıca proje ekibinizin ERP sağlayıcının çalışanları ile de uyum içinde olması gerekir. Aksi takdirde yanlış anlamalar ve çatışmalar ortaya çıkabilir ve bu da zaman gecikmelerine ve planlanmamış ek maliyetlere yol açabilir. Bu nedenle, proje başlamadan önce gelecekteki bağlantılarınızı tanımakta ısrar edin. İki taraflı sağlıklı bir iletişim olmazsa olmazdır.
Sonuç: ERP Seçimi Birçok Kritere Bağlıdır
Sonuç olarak ERP seçiminin oldukça karmaşık bir süreç olduğu ortaya çıkıyor. Sadece mevcut tekliflerin fiyatlarını karşılaştırmak yeterli olmaktan uzaktır. Aksine, gelecekteki ERP ortağınızla yıllarca yakın bir ilişkiniz olacak, bu nedenle bahsedilen kriterlerin ayrıntılı olarak ele alınması gerekiyor. Bazı faktörleri objektif olarak karşılaştırabilirsiniz. Ancak insan bileşenleri söz konusu olduğunda en iyisi iç güdülerinize güvenmektir.
