“Kurumsal Kaynak Planlama” (ERP) terimi karmaşık ama çok verimli bir sistemi göstermektedir. Bir ERP çözümü, şirketteki neredeyse tüm iş süreçlerini destekleyebilir. Aşağıdaki gibi modüller özellikle sıklıkla kullanılmaktadır:
Envanter Yönetimi
Üretim Planlama ve Çizelgeleme
Finansal Muhasebe
Proje Yönetimi
Kalite Yönetimi
ERP bütünsel bir yaklaşım benimser ve verileri merkezileştirir. Şirketteki her departmanın bu merkezi veri tabanına erişimi bulunuyor ve bu da süreçlerin daha verimli yürütülmesine olanak sağlıyor.
ERP Çözümü Nedir?
ERP, şirketlerin kaynak planlaması için kullandıkları yazılımların adıdır. Bir ERP sisteminin amacı her zaman kaynakları (örneğin sermaye, personel veya işletme kaynakları) mümkün olduğu kadar verimli bir şekilde dağıtmaktır. ERP yazılımı aynı zamanda tekrarlanan süreçleri de otomatikleştirebilir. İlgili tüm veri ve bilgiler tek bir sistemde merkezi olarak eşlenir ve bu da süreç verimliliğini artırmayı amaçlamaktadır. Yazılımın neyi başardığı, sık kullanılan bazı ERP modülleri örnek olarak kullanıldığında görülebilir:
Depo ve Malzeme Yönetimi: ERP, şirketlerde satın alma, depolama ve ihtiyaç planlamasını destekler. Örnek: Satışlar, doğrudan üretime iletilen bir siparişi alır. Bu, sipariş için ön ürün ihtiyacınızı otomatik olarak belirler ve bilgileri satın alma birimine iletir; satın alma işlemi de tedarikçiye bir sipariş gönderir.
Finansal Muhasebe: Çözüm muhasebede de kullanılır. Faturalar sistemde mevcut bilgilere göre otomatik olarak oluşturulabilir, gönderilebilir ve daha sonra yayınlanabilir.
Proje Yönetimi: Bir ERP çözümü projelerin planlanmasına yardımcı olur; örneğin kapasiteler ve sürümler merkezi olarak yönetilebilir. Proje bütçeleri de kolaylıkla oluşturulabilir ve proje maliyetleri takip edilebilir.
ERP Çözümleri Nasıl Çalışır?
Son kullanıcı için teknik yapıdan daha önemli olan programların nasıl çalıştırılabileceğidir. ERP çözümleri arasında kullanılabilirlik açısından farklılıklar vardır. ERP yazılımı şirkete tanıtılacaksa, proje ekibinin bir sağlayıcı seçerken diğer hususların yanı sıra sistemin kullanılabilirliğini de göz önünde bulundurması gerekir.
Günümüzde yazılım çözümleri çoğunlukla standart çözümler olarak tasarlanmaktadır. Şirketler, ERP sağlayıcısından tüm önemli işlevleri içeren eksiksiz bir paket alır. Bireysel gereksinimleri yansıtabilmek için ERP çözümleri genellikle özelleştirme yoluyla uyarlanabilir.
ERP Çözümleri Hangi Şirketlere Uygundur?
1990'lı yıllarda ERP çözümleri öncelikle büyük şirketlere yönelikken, bugün yazılım aynı zamanda orta ölçekli işletmelerde de kullanılmaktadır. Geliştiriciler, standart çözümler aracılığıyla orta ölçekli şirketlere verimli bir maliyet-fayda oranı sunabilir:
Faydalar: ERP çözümleri iletişim süreçlerini basitleştirir, hata olasılığını azaltır ve kaynak dağıtımının verimliliğini artırır. Özellikle orta ölçekli işletmelerde Excel tabloları veya bireysel programlama gibi ayrı ayrı kullanılan çözümlerin yerini alabilirler. ERP'nin burada öncelikli avantajları var çünkü esnek bir şekilde uyum sağlayabiliyor ve şirketle birlikte büyüyebiliyor.
Maliyetler: Şirketler ERP sağlayıcılarının hazır standart çözümlerini kullanırlarsa satın alma maliyetlerini büyük ölçüde azaltırlar. Ayrıca işletme ve adaptasyon maliyetlerine de her zaman dikkat edilmelidir.
ERP Çözümleri Nasıl Seçilir ve Uygulanır?
Bir ERP çözümünün seçimi ve uygulanması, standartlaştırılmış ve kanıtlanmış bir uygulama metodolojisine göre gerçekleştirilmelidir. Bu şekilde proje yöneticileri, tanıtımın uygun maliyetli ve büyük hatalar olmadan yapılmasını sağlayabilir. Örneğin giriş şu şekilde olabilir:
İlk olarak proje ekibi, bir gereksinim listesinde ERP sisteminin neleri yapabilmesi gerektiğini tanımlar. Bu temelde, sağlayıcılar daha sonra bu gereksinimleri genel olarak kimlerin karşıladığını araştırabilir.
İlk görüşmede ERP sağlayıcıları temel çözümlerini sunar. Görüşmeler olumlu giderse şirket bir ERP sağlayıcısıyla çalışmaya karar verir ve sözleşme imzalar.
Sağlayıcı, uygulama verimliliğini artırmak için çalışanları ve şirketin proje ekibini eğitir.
Dördüncü adımda asıl demo düzenlenir. ERP sağlayıcısı ve sorumlu proje ekibi birlikte yakın çalışır.
Daha sonra ERP sistemi yapılandırılır. Burada, ilk adımda hazırlanan gereksinim listesi veya daha sonra ERP sağlayıcısı tarafından tasarlanan gereksinim listesi kullanılır. Bu, tartışılan tüm gereksinimlerin gerçekten karşılanmasını sağlar.
Sonuçta yazılımı işleten çalışanlar uygulamalı eğitim alıyor.
Başarılı bir eğitimin ardından ERP sistemi canlıya geçebilir.
Bu standartlaştırılmış süreç, ERP yazılımının uygulama süresini önemli ölçüde azaltabilir. Bu sayede uygulama da sorunsuz ve uygun maliyetli olur.
Bu, çeşitli departmanların ERP çözümünden yararlandığı anlamına gelir.
ERP çözümlerinin artık orta ölçekli şirketlerin çoğunda kullanılmasının önemli nedenleri var. Yalıtılmış çözümlerin aksine ERP ölçeklenebilirdir. Satış uzmanları şu anda müşterilerle ilgili bilgileri kaydetmek için Excel listelerini kullanıyorsa, bu bugün de işe yarayabilir. Ancak zamanla müşteri tabanı ve belirli koşullar altında toplanan bilgiler de artar. Excel listesi yalnızca kafa karıştırıcı olmakla kalmaz, aynı zamanda aşırı derecede yavaşlar. ERP çözümleri ise şirketlerdeki yapısal ve hacimsel değişikliklere esnek bir şekilde uyum sağlar.
Ayrıca şirket içindeki bilgi aktarımı çoğu zaman izole çözümler nedeniyle engelleniyor. Şeffaf, merkezi ve dolayısıyla geçirgen ERP sistemi bir çözüm sunuyor. Bu, özellikle artan dijitalleşme nedeniyle muazzam bir rekabet faktörü yaratıyor. Merkezi veri tabanı tarafından artırılan süreçlerin verimliliği de bununla yakından ilişkilidir. Örneğin, tüm departmanlar aynı sistemi kullandığı için satış, satın alma, üretim ve pazarlama arasında gerçek zamanlı bilgi alışverişi yapılabilir.
Son olarak ERP çözümü şeffaflığı güçlendirir. Uygulamada şirketlerdeki departmanların bağımsız olarak geliştiği sıklıkla gözlemlenmektedir. Ayrıca ERP çözümleri çalışanlar arasında iş birliğini ve iletişimi artıyor. Böylece şirket genelinde verimlilik de artıyor.
Sonuç: ERP Çözümü Rekabetçi Avantajlar Sunuyor
Bir ERP çözümüyle şirketler kaynakları daha verimli bir şekilde dağıtabilir ve süreçleri basitleştirebilir. ERP, tüm departmanlar için ortak veri ve çalışma temeli oluşturmak amacıyla bütünsel bir yaklaşım benimser. Bu, bilgilerin çok daha kolay aktarılabileceği ve önemli ölçüde zaman tasarrufu sağlayacağı anlamına gelir. Ayrıca hata yapma olasılığı da gözle görülür biçimde azalır. ERP esnek bir sistem olarak şirketle birlikte büyüyüp değişen koşullara uyum sağlayabilmektedir.
