Projelerin etkin bir şekilde planlanması, koordinasyonu, yönetimi ve kontrolü modern üretim şirketlerinin en önemli görevlerinden biridir. Proje yöneticileri, projenin zamanında, istenen kalitede ve planlanan bütçe dahilinde tamamlanabilmesi için mevcut kaynakları, kullanılan bütçeleri ve önemli aşamaları her zaman takip etmelidir.
Modern proje yönetimi yazılımı olmadan proje yönetimi gereksinimlerinin karşılanması pek mümkün değildir. Araçlar iş akışlarını standartlaştırır, departmanlar arası iletişimi mümkün kılar ve tüm bekleyen görevleri net bir şekilde listeler. Böylece proje yöneticileri ve ekipleri projeleri verimli bir şekilde kontrol edebilirler.
Daha detaylı bilgi için abas PM çözümümüzü inceleyebilirsiniz.
Bir Proje Yönetimi Yazılımının Özellikleri Neler Olmalıdır?
Aslında kim ne yapıyor? Mevcut personel planlaması nasıldır? Neden yine zamanlama çakışmaları var? Peki projem gerçekten buna değer miydi? Proje yöneticileri, projelerin karmaşıklığı ve bilgi seli nedeniyle yazılım desteği olmadan cevaplanamayan aynı sorularla defalarca karşı karşıya kalmaktadır. Bu tür proje yönetimi yazılımı için en önemli özellikler şunlardır:
Global Veri Tabanı
Projeler artık şirket genelinde yürütülüyor. Bu bakımdan modern proje yönetimi araçlarının tek tip, global bir veri tabanı oluşturması ve tüm departmanlarla bağlantılı olması gerekmektedir. Bireysel projeler için satın alınan ön ürünler, üretilen ürünler ve halihazırda teslim edilmiş son ürünler hakkındaki önemli bilgileri merkezi olarak kaydetmenin tek yolu budur.
Proje ve Kaynak Yönetimi
Proje yöneticileri tutarlı ve standartlaştırılmış iş akışları oluşturabilmelidir. Bu, tekrarlanan süreçlerin çok daha hızlı planlanmasına olanak tanır. Ayrıca görevler dağıtıldığında, ilgili herkesin neyi ne zaman yapması gerektiği açıktır. Görevler tamamlandığında bu, sisteme otomatik olarak kaydedilir. Bu, proje yöneticisinin her zaman projenin mevcut durumu hakkında genel bir bakışa sahip olduğu ve sorunlara erken müdahale edebileceği anlamına gelir.
Maliyet Kontrolü
Projelerin sadece zamanında tamamlanması gerekmiyor, aynı zamanda maliyetlerin birbiriyle tutması gerekiyor. Proje yöneticileri bu nedenle bütçeleri belirlemek ve onaylamak için modern araçları kullanabilir ve fiili maliyetleri (örneğin harcanan çalışma saatleri veya kullanılan malzemeler şeklinde) kaydedebilir.
Yazılım Çözümleri Proje Yönetimine Ne Gibi Avantajlar Sunuyor?
Yazılımın ilk avantajları, proje yönetimi yazılımı için en önemli gereksinimler listesinde açıkça ortaya çıkıyor. Şirketler, denetimler, onaylar veya pazarlama planları dahil olmak üzere proje planlamasını merkezi olarak gerçekleştirebilir. Kapasite darboğazları, tüm şirket genelinde tek tip bir veri tabanı sayesinde hemen fark edilebilir. Birden fazla projeye ait kaynaklar ve materyaller grafiksel, etkileşimli araçlar kullanılarak netleştirilebilir ve mevcut planlar görselleştirilebilir.
Esnek araçlar sayesinde çevik proje yönetiminin gereksinimleri de dikkate alınıyor. Birçok proje aşaması yinelemeli olarak gerçekleştirilebilir. Ayrıca bireysel proje ekipleri, örneğin satın alma veya üretim aşamalarında kendilerini yönetebilirler. Projeyle ilgili görevleri ve bilgileri proje yönetiminden merkezi olarak alabilir, daha sonra bağımsız ve dolayısıyla verimli bir şekilde hareket edebilirler. Modern bir proje yönetimi aracı, faydalı raporlama fonksiyonları sunar, böylece proje yöneticileri her zaman projenin durumunu net bir şekilde görebilir.
Proje Yönetimi Yazılımının Diğer Avantajları
Şeffaflık
Proje yöneticileri, proje durumunun bir temsilini gerçek zamanlı olarak alırlar. Tüm siparişlere, değişiklik taleplerine, faturalara, müşteri bilgilerine ve diğer önemli bilgilere, departmanlardan veri talep edilmesine gerek kalmadan doğrudan ulaşılabilir.
Ürün Yaşam Döngüsü
Şirketler, proje yönetimi araçlarıyla ürünlerinin tüm yaşam döngüsünü haritalandırabilir. Bu, hangi parçaların ne zaman değiştirilmesi veya ek olarak takılması gerektiğini anlamayı mümkün kılar.
Güvenlik
Geniş veri tabanı sayesinde proje riskleri hızlı bir şekilde tespit edilebilir. Buna dayanarak proje yöneticileri bu riskleri önlemek veya en aza indirmek için uygun önlemleri alır.
Bütçe
Araçların sunduğu tam maliyet kontrolünden daha önce bahsedilmişti. Proje yöneticileri bütçeleri ayarlayabilir ve onaylayabilir. O ana kadar gerçekleşen maliyetler daha sonra otomatik olarak belgelenir. Proje değişikliklerinin etkileri finansal açıdan da hesaplanabilir.
Bir Proje Yönetimi Aracı Bir ERP Sistemine Nasıl Entegre Edilebilir?
Proje yönetimi araçları, ERP yazılımına mükemmel bir şekilde entegre edilebilir ve birçok sağlayıcı için ERP çözümünün merkezi bir parçasıdır. ERP şirket içinde veya lokasyonlar arasında bütünsel olarak uygulandığından, sistem yukarıda bahsedilen tek tip veri tabanını oluşturur. Satın alınan ürünler, üretim kullanımı veya gelen siparişler hakkındaki bilgiler global olarak kaydedilir.
Bu bilgilere dayanarak proje yöneticisi yeni projeleri verimli bir şekilde planlayabilir. ERP sayesinde kaynakların o an nasıl dağıtıldığını, hangi kapasitelerin ne zaman kullanılabileceğini her an görebiliyor olur. Ayrıca yönetici, siparişin alınmasından malzeme tedarikine, üretimden teslimata kadar projeyi tamamen izleyebilir ve kontrol edebilir. Bu da projelerin verimli bir şekilde tamamlanmasının yanı sıra zamanında ve istenilen kalitede sonuçlanması anlamına geliyor.
Daha detaylı bilgi için abas PM çözümümüzü inceleyebilirsiniz.
Bir Proje Yöneticisi Proje Yönetimi Aracıyla Nasıl Çalışabilir?
Yazılım çözümünün odak noktası proje merkezidir. Proje yöneticisi, bu genel bakış ekranında proje durumu veya bütçe gibi en önemli bilgiler de dahil olmak üzere halihazırda yürütülen veya planlanan tüm bilgileri görebilir. Buradan proje planlama, değerlendirme veya mali tablolar gibi çeşitli faaliyetleri yürütebilir. Belirli projelere tıklanıldığında bu projenin daha ayrıntılı bir genel görünümü açılır.
Proje hala planlama aşamasındaysa proje yöneticisi kaynak planlayıcıyı kullanır. Araç, mevcut kapasiteyi otomatik olarak belirler ve her üretim çalışanı için önümüzdeki haftalarda mevcut çalışma saatlerini hesaplar. Aynı zamanda proje yöneticisinin daha önce oluşturduğu proje görevleri ve iş görevleri analiz edilerek kapasite ihtiyaçları belirlenir. Proje yöneticisi bir bakışta personelin iş yükünü görebilir ve güvenilir bütçe kararları verebilir.
Projelerin gerçek detaylı planlaması için ek menüler mevcuttur. Herhangi bir yapısal derinliğe sahip karmaşık ilişkiler bile bir proje programı dahilinde oluşturulabilir. Araç daha sonra otomatik olarak öncül-ardıl ilişkilerini görüntüler, böylece ilişkiler proje planında haritalanabilir ve tabii ki izlenebilir.
Projeler tamamlandıktan sonra proje yöneticisi önemli rakamları değerlendirebilir. Tüm zaman ve malzeme harcamaları sistem tarafından otomatik olarak kayıt altına alınarak projelere atanır. Bu şekilde, yalnızca mevcut projenin kârlılığı değerlendirilmekle kalmaz, aynı zamanda gelecekteki görevler için de iyileştirmeler elde edilebilir.
Bir Proje Yönetim Aracı Diğer Departmanlara Ne Ölçüde Yardımcı Olabilir?
Bir proje yönetim aracı yalnızca proje yöneticisine yardımcı olmakla kalmaz, ilgili tüm departmanlar da yazılımdan yararlanabilir. Size otomatik olarak belirli görevler, bütçeler ve son tarihler atanır. Yazılım çözümleri standartlaştırılmış iş akışları ve görev tanımlarıyla çalıştığından departman çalışanları neyi ne zaman yapmaları gerektiğini hemen anlayabilir. Artık farklı proje yöneticilerinden gelen farklı yapılandırılmış brifingleri anlamak zorunda değilsiniz; doğrudan çalışmaya başlayabilirsiniz.
Bir görevin uygulanmasında sorunlar varsa, bunlar doğrudan yazılım aracılığıyla da raporlanabilir. Bu da çözüme çok daha hızlı ulaşmayı mümkün kılar. Görevler tamamlandıktan sonra çalışan, sonuçları doğrudan araç aracılığıyla gönderebilir ve bir sonraki görevlere geçebilir.
Sonuç: Proje Yönetimi Yazılımı Verimli Süreçler Sağlar
Projelerin zamanında, planlanan kalitede ve planlanan bütçe dahilinde tamamlanması firmalar için son derece önemlidir. Entegre proje yönetimi yazılımına sahip bir ERP sistemi, departmanlar arasındaki proje yöneticilerini destekler. Proje yöneticisine mevcut proje durumları hakkında tüm bilgileri sağlayan merkezi bir veri tabanı oluşturulur. Yönetici aynı zamanda kapasite kullanımına ilişkin (gerçek zamanlı) verilere dayalı olarak yeni projeler planlamak için de aracı kullanabilir. Projeler tamamlandığında kârlılıkları değerlendirilir.
